ADAPTARSE. En un mundo de vertiginosa innovación, organizaciones privadas y gubernamentales se transforman para seguir brindando modernos productos y servicios. ¿Cómo afecta eso a la labor archivística? Un llamado a los archiveros.
Cuando pensamos en el trabajo realizado en los archivos hace veinte años, descubrimos que su utilidad radica en la conservación de los documentos. Una ley de 1914 señala lo siguiente: “Declararse de utilidad pública la defensa, conservación e incremento del Patrimonio Documental existente en el país…”. En 1992 se publica la Ley de creación del Sistema Nacional de Archivos que añade el concepto de “promover la accesibilidad a la información existente en los documentos públicos del país”.
Las dos normas mencionadas anteriormente sentaron las bases para el desarrollo del trabajo de los archiveros y delimitaron las funciones que se ejercen en los archivos, permitiendo tener un campo de acción definido, por ejemplo: la conservación documental, el desarrollo de políticas para el acceso a la documentación, la promoción de los servicios archivísticos, la implementación de los procesos técnicos, entre otros.
Durante los últimos 20 años se han dado grandes cambios tecnológicos, los mismos que han permitido pasar, por ejemplo, del uso del microfilm a la digitalización con valor legal o el uso de metadata, lo que ayuda a definir los criterios que facilitan la ubicación y conservación de los documentos. También se desarrollaron conceptos tales como microformas, microarchivos, indexación, metadatos, archivos electrónicos, además se publicaron leyes y sus modificatorias con la finalidad de que el uso de estos medios estuviera normado y garantizara la conservación documental.
La transformación digital y los archivos
Desde que el uso de la Internet permitió a las personas estar comunicadas en tiempo real, en las instituciones públicas y privadas se implementaron aplicaciones para usar esta tecnología y potenciar las comunicaciones, por ejemplo, antes un memorando podía tardar varios días en llegar a su destino final, con la posibilidad de perderse en el camino y no recibir la atención solicitada. En la actualidad, y gracias al uso de las tecnologías, una persona tarda más redactando un memorando que enviándolo a su destino y en ocasiones es respondido de inmediato.
Con el uso de las tecnologías se han acuñado nuevos conceptos como gestión documental, gestión de la información, gestión del conocimiento y, desde hace poco, se habla de transformación digital, la misma que engloba todos los conceptos ya mencionados para hacer más eficiente el acceso a la información en las organizaciones.
En la actualidad, se habla del darwinismo digital haciendo referencia al famoso libro de Charles Darwin escrito en 1859, El origen de las especies, en donde se acuñó la frase: “No es el más fuerte de las especies el que sobrevive, tampoco es el más inteligente el que sobrevive. Es aquel que es más adaptable al cambio». Esta ha sido aplicada en las organizaciones al referirse a la transformación digital y su implementación, alegando que aquellas empresas que no logren adaptarse a los nuevos cambios tecnológicos no sobrevivirán.
Recientemente, el Estado peruano, a través de la Secretaría de Gobierno Digital, ha publicado el reglamento de la Ley de Gobierno Digital con el objetivo de regular las actividades de gobernanza y gestión de las tecnologías digitales en las entidades estatales, buscando, de esta manera, la interoperabilidad entre las instituciones. Con este fin es que el Estado ha puesto plazos para la implementación de soluciones tecnológicas a los procesos administrativos, los mismos que deben estar alineados a los objetivos del gobierno, por ejemplo, el de simplificar los procesos administrativos.
El nuevo perfil profesional
En la actualidad, no se trata solo de aprender la parte técnica de manejo de los archivos o de cualquier unidad de información. Así como las organizaciones deben adaptarse al uso de las nuevas tecnologías dentro de su funcionamiento, también los profesionales debemos adaptarnos a trabajar, implementar y entender lo que nuestra organización requiere a fin de ser parte del cambio.
Aquellos que vamos a implementar herramientas tecnológicas que faciliten el acceso a la información, no solo necesitamos tener conocimientos técnicos sobre los procesos de nuestros archivos, también es necesario conocer cómo funciona nuestra organización, los puntos en que encontraremos mayor resistencia por parte de los usuarios, además de entender la cultura organizacional y cómo vamos a contribuir para que esta se adapte al uso de las herramientas tecnológicas.
Es indispensable el desarrollo de habilidades blandas tales como la comunicación efectiva, el trabajo colaborativo o el liderazgo para lograr una gestión de los equipos de trabajo. Estas son algunas de las habilidades que los profesionales debemos ir desarrollando en aras de lograr los objetivos planteados.
Solo esperemos que esta vez el Gobierno Central y la Secretaría del Gobierno Digital consigan que todas las instituciones estén alineadas en torno al objetivo principal: tener un país con servicios administrativos totalmente digitales.
Bibliografía recomendada
1. Ley Modelo Interamericana sobre Gestión Documental.
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Licenciada en Bibliotecología y CC. I., con maestría concluida en Gestión de la información y del Conocimiento, ambos por la UNMSM. Cuenta con un diplomado en Gestión de Servicios por la Universidad de Piura y uno de Business Intelligence por la UPC. Actualmente es jefa del Archivo Central en el Banco de la Nación.
