MAYOR ARTICULACIÓN es lo que se necesita para que los archivos públicos puedan estar a la altura de una gestión moderna con normativas actualizadas y el urgente liderazgo del Archivo General de la Nación.
En reciente investigación efectuada sobre los archivos públicos, buscamos dar una mirada a la problemática que actualmente aqueja a la archivística nacional y consecuentemente a la institución rectora de los archivos en el Perú, el Archivo General de la Nación. Es así como, sobre la base de la información recogida de los censos nacionales de archivos llevados a cabo por el AGN en los años 1997 y 2014, y la realización de una encuesta —entrevista a destacados profesionales de archivo, docentes, consultores o jefes de archivo—, identificamos los siguientes problemas que aquejan o impiden una gestión eficiente y eficaz de los archivos públicos:
⇒ La legislación archivística y normas técnicas archivísticas desactualizadas.
⇒ Desconocimiento de la legislación archivística vigente y de las normas técnicas del Sistema Nacional de Archivos (SNA).
⇒ Indiferencia o poco interés del Poder Ejecutivo en la situación de los archivos.
⇒ Ausencia de una rectoría del SNA, que supervise y oriente los archivos públicos.
⇒ Carencia de profesionales con formación archivística que asuman la dirección de los archivos públicos.
⇒ Ausencia de una política de gestión documental en la administración pública que involucre a los archivos.
⇒ Inexistencia de sistemas institucionales de archivo en las instituciones públicas.
⇒ Ausencia de un sistema sancionador.
⇒ Insuficiencia de locales para albergar los archivos. Caso emblemático lo constituye la situación del AGN distribuido en cinco locales.
⇒ Los archivos públicos en su mayoría carecen de un presupuesto propio.
⇒ Visión negativa de la ubicación del AGN como órgano dependiente del Ministerio de Cultura.
⇒ La designación de autoridades del AGN y del SNA, sin tener el perfil requerido para tan importante misión.
⇒ La carencia de centros superiores de formación profesional en archivística y gestión documental en número suficiente, que cubran las necesidades de profesionales en archivos de las entidades en todo el país.
Aída Mendoza Navarro, en su informe Diagnostico sobre la situación de los archivos de la administración pública en el Perú: localización Lima (PCM-SGP, 2013), precisa:
“En cuanto al marco legal los archiveros expertos coincidieron en su actualización acorde con el desarrollo de la Archivística de los últimos años. Es conveniente incorporar conceptos como la transparencia y acceso a la información pública y la rendición de cuentas que son elementos fundamentales de la Política de Modernización del Estado.” p. 69.
Normativamente se puede decir que la actividad archivística en el Perú se inicia con los aportes y trabajo tesonero de quien fuera director del AGN, don Guillermo Durand Flórez (1964–1984), primero logrando la dación del D. Ley 19414 y sentando las bases de lo que luego sería el SNA (Ley 25323 año 1991). Pasaron más de 100 años luego del decreto de creación del Archivo Nacional (1861) para que se emita el Decreto Ley 19414 (1972).
El AGN impulsó, en los últimos meses del año 2019, nuevas normas técnicas, pero que, en opinión de los expertos, adolecen de rigurosidad técnica, resultan repetitivos respecto a las normas de los 80 y no incorporan los aspectos relevantes que la archivística actualmente viene desarrollando.
La modernización de la administración pública tiene su inicio con la Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado y así, sucesivamente, se fueron aprobando otras disposiciones como la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, entre las principales.
De allí nuestro interés en conocer qué limitaciones tienen los archivos para el cumplimiento de la normativa sobre la transparencia y la rendición de cuentas, qué problemas obstaculizan la gestión de los archivos y el impacto del Modelo de Gestión Documental, porque existe opacidad de los archivos en las diferentes leyes de los años recientes que, de alguna manera, inciden en los archivos o tienen vinculación con ellos, pero de cuyo tenor no apreciamos articulación con los archivos.
En ese contexto, el Modelo de Gestión Documental aprobado por la PCM (Resolución No 001-2017-PCM/SEGDI) tiene como propósito proporcionar un guía de referencia que permita implementar y desarrollar la gestión documental. Pero, se señala por los especialistas en el tema que el referido modelo cuenta con algunas deficiencias y carencias, que permite afirmar que es un documento que se aboca casi exclusivamente al proceso de trámite documentario sin comprender la gestión archivística y el ciclo vital del documento en su integridad.
El AGN es la entidad encargada de ver los aspectos referidos a las políticas públicas en materia de archivos, en su calidad de ente rector en materia de archivos, función asignada por la ley 25323 del SNA. Es el organismo que debe establecer las pautas técnico–normativas para la conservación, organización, descripción, valoración y servicio del Patrimonio Documental de la Nación, de los documentos creados y por crearse, supervisar el funcionamiento de los archivos administrativos, debiendo participar en la implantación del sistema de gestión documental y la aplicación de las tecnologías (documento electrónico); desterrando la creencia, negativa por cierto, que el archivo solo guarda documentos antiguos o históricos (apreciación muy marcada desde que el AGN se ubica en el sector Cultura). Por estas consideraciones es importante impulsar un proceso que permita al AGN de nuestro país retomar el liderazgo de los archivos en el ámbito nacional.
En conclusión, se requiere una nueva ley de archivos (se sabe que el Congreso ha aprobado una ley de archivos, pero que ha sido observada por el Ejecutivo). En esa medida, esperamos que este nuevo dispositivo permita el fortalecimiento del AGN y del SNA, que contemple como función propia la supervisión y normatividad de la gestión documental en las entidades públicas, que obligue la creación de los sistemas institucionales de archivos en la administración pública, que incorpore el tratamiento de los documentos electrónicos y los temas que se derivan como el gobierno abierto, la preservación digital, entre otros. Asimismo, que se reconozca la importancia de los archivos para el cumplimiento de las normas que establecen el acceso a la información, la transparencia y la rendición de cuentas. Una nueva ley de archivos que no incorpore estos aspectos será una ley incompleta, una oportunidad perdida.
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Magíster en Administración Pública por la Universidad Católica Sedes Sapientiae y docente de Archivística y Restauración Documental en la Universidad Nacional Mayor de San Marcos.
