Una bibliotecóloga en el proyecto de ampliación del Aeropuerto Jorge Chávez

En el Perú se viene gestando uno de los proyectos más grandes y emblemáticos del sector transporte: la construcción de una ciudad aeropuerto. Este proyecto no solo implica la construcción de infraestructura, sino también la coordinación de una inmensa cantidad de información. A través de este artículo deseo compartir mi participación en este desafío, los retos enfrentados y las lecciones aprendidas hasta el momento.

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El Proyecto de Ampliación del Aeropuerto Internacional Jorge Chávez es una de las obras de infraestructura más importantes del Perú. En el 2018 se inició la ejecución de este proyecto con el objetivo de mejorar la conectividad y responder a la demanda creciente de pasajeros. De acuerdo con el portal del Nuevo Jorge Chávez (2024) el nuevo aeropuerto contará con dos pistas de aterrizaje, una nueva torre de control aéreo, un nuevo terminal de pasajeros más grande y nuevas zonas comerciales.

Desde su planificación, el proyecto necesitó la colaboración de diversas disciplinas, incluida la gestión documental. El área encargada de la gestión de documentos se denomina «Document Control», siendo concebida bajo el concepto de Document Management de enfoque norteamericano. Aunque se traduce como «Control Documentario», no debe confundirse con un área de trámite documentario, ya que su enfoque se centra en la gestión integral de la documentación a lo largo de su ciclo de vida, abarcando su creación, revisión, almacenamiento y distribución. Dada la envergadura del proyecto, las diferentes disciplinas que participan deben adherirse a altos estándares de calidad, conocer las normativas y leyes vigentes en construcción, seguridad y salud ocupacional, medio ambiente, y aplicar los estándares ISO en sus respectivas áreas.

En mi rol como Document Control Lead, mi responsabilidad es asegurar que todos los documentos, desde planos de diseño y construcción hasta permisos ambientales, sean correctamente gestionados, almacenados y accesibles para los diferentes equipos de trabajo.

Retos enfrentados

He tenido la oportunidad de participar en este proyecto desde la fase inicial de planificación del área de Document Control. Uno de los principales desafíos que enfrenté fue establecer una visión clara y estratégica para diseñar los procesos y configurar el sistema de gestión documental. El objetivo era garantizar que el área pudiera manejar eficientemente grandes volúmenes de documentos y coordinar la entrega de información por parte de cientos de contratistas, asegurando un flujo de documentos preciso y organizado a lo largo del proyecto de construcción. Entre los procesos implementados, se incluyeron la creación y publicación de documentos internos, la recepción de documentación de parte de los contratistas, la codificación de documentos, el envío y recepción de comunicaciones, y el uso del sistema de gestión documental. Todos estos procesos fueron respaldados por manuales e instructivos que facilitaron su correcta implementación y uso.

Por otro lado, el inicio de la ejecución del proyecto coincidió con la publicación del Decreto Legislativo 1412 (2018) que aprueba la Ley de Gobierno Digital. Esta ley establece un marco de gobernanza para la gestión de procesos y el uso de tecnologías en la digitalización de servicios públicos en todos los niveles de gobierno. Dado que el Aeropuerto Internacional Jorge Chávez está supervisado por diversas entidades del Estado, en particular por OSITRAN (Organismo Supervisor de la Inversión en Infraestructura de Transporte de Uso Público) en Perú, encargado de regular, fiscalizar y aprobar expedientes como el diseño de la infraestructura en construcción, surgió la oportunidad de participar en un plan piloto. OSITRAN estaba implementando una mesa de partes virtual para la presentación de documentación, y propuso que el aeropuerto presentara toda la documentación del proyecto, incluidos los planos de diseño, mediante este sistema. Debido a esto, el proyecto tuvo que adaptarse para gestionar la presentación de miles de documentos y planos con firma digital. El principal reto fue la firma digital de la documentación técnica, que requería la validación de ingenieros habilitados. Se implementó una solución tecnológica a través del software del proveedor de certificados digitales, que permitió firmar digitalmente cientos de planos, y este nuevo proceso también fue adoptado por los diseñadores y contratistas. Aunque se eliminó la necesidad de presentar físicamente grandes volúmenes de documentos, fue necesaria una inversión en tecnología. No profundizaré en los detalles de este proceso, ya que es motivo de otro artículo.

Afortunadamente, cuando llegaron las restricciones de la pandemia, el impacto en los servicios del área de Control Documentario no fue tan significativo, ya que habíamos implementado un sistema de gestión documental con todos los procesos configurados digitalmente, incluyendo la entrega de documentación por parte de terceros. Todos nuestros procesos y servicios ya se realizaban de manera digital.

Otro desafío significativo fue la coordinación con múltiples stakeholders, incluyendo contratistas, subcontratistas y entidades gubernamentales. Cada uno de estos actores tiene sus propios requerimientos documentales y plazos, lo que exige una comunicación fluida y un seguimiento constante para asegurar que todos se encuentren alineados y cumpliendo con las normativas establecidas.

Lecciones aprendidas

Una de las lecciones aprendidas fue la importancia de una planificación orientada a la gestión de proyectos. Esto incluye definir claramente el alcance, desarrollar un cronograma detallado, asignar recursos y presupuesto, identificar riesgos y establecer un plan de comunicaciones y capacitación. Como bibliotecóloga, ya estaba familiarizada con estas herramientas; sin embargo, fue necesario adoptar metodologías del PMP (Project Management Professional).

También aprendí la relevancia de implementar procesos flexibles, dado que el tiempo es crucial y la organización puede variar en su jerarquía y por ende en la toma de decisiones. La flexibilidad es esencial para adaptarse a cambios inesperados, asegurando que el sistema de gestión documental pueda ajustarse sin comprometer su integridad.

Además, aprendí el valor del trabajo en equipo. Trabajar con equipos de diferentes partes del mundo, interdisciplinarios y entender sus necesidades permitió que el área de Control Documentario sea percibida no solo como un soporte administrativo, sino como un socio estratégico clave para el éxito del proyecto.

Mi experiencia en el Proyecto de Ampliación del Aeropuerto Internacional Jorge Chávez me ha permitido afirmar el rol fundamental del bibliotecólogo en grandes proyectos de infraestructura. Nuestra labor impacta directamente en la capacidad del proyecto para cumplir con los plazos y estándares de calidad establecidos.

Impacto y reflexiones finales

Mi experiencia en el Proyecto de Ampliación del Aeropuerto Internacional Jorge Chávez me ha permitido afirmar el rol fundamental del bibliotecólogo en grandes proyectos de infraestructura. Nuestra labor impacta directamente en la capacidad del proyecto para cumplir con los plazos y estándares de calidad establecidos.

Los bibliotecólogos somos -o así lo dice nuestro conocido estereotipo- los guardianes de la información. En proyectos como estos, nuestro rol se vuelve aún más crucial, ya que no solo se trata de resguardar los documentos, sino también de contar con un sistema que registre detalladamente todas las acciones realizadas sobre ellos. Esto es fundamental para proporcionar evidencias en caso de discrepancias contractuales o para mostrar pruebas del trabajo entregado por un contratista y la revisión realizada sobre esos documentos.

Otra de nuestras tareas cruciales es la capacitación, que siempre está presente, sin importar la unidad de información en la que trabajemos. En este contexto, asumí el rol de capacitadora para asegurar que todos los involucrados se convirtieran en usuarios autónomos del sistema de gestión documental.

También es esencial conocer las normativas y leyes de otras áreas, ya que, como un departamento de soporte que interactúa con todas las partes del proyecto, debemos comprender sus requisitos y obligaciones en relación con la documentación. Por ejemplo, es importante saber cuánto tiempo se debe conservar la documentación de construcción según el reglamento nacional de edificaciones o la ley de seguridad y salud en el trabajo.

Espero que este testimonio inspire a otros profesionales a valorar y fortalecer su rol en sus respectivos proyectos, entendiendo que nuestro trabajo no solo preserva la memoria documental, sino que también contribuye al éxito y la sostenibilidad de las grandes obras que transforman nuestro país.

Bibliografía

Decreto Legislativo 1412. (2018). Decreto Legislativo que aprueba la Ley de Gobierno Digital. Presidencia de la República.

Lima Airport Partners. (2024). Nuevo Jorge Chávez.