Muy popular en la literatura empresarial, el término “rightsizing” proveniente del inglés se refiere a una reestructuración adecuada de los espacios. ¿Cómo aplicarse en una biblioteca?
Durante la Antigüedad clásica las bibliotecas representaban un símbolo de grandeza económica, intelectual y social. La preocupación de aquellos personajes históricos, pensadores y políticos, (la familia Medici, Alejandro Magno, Calímaco de Cirene, los Atálidas, entre muchos otros) se centraba, en la mayoría de los casos, en coleccionar libros, ya que quien tuviera la biblioteca más grande sería más “sabio”, suposición que en muchos casos resultaba contraria.
Este mito continuó a lo largo de los siglos y fue evolucionando en cierta forma, donde las bibliotecas, actualmente, son evaluadas en muchos casos por el tamaño de su colección. Sin embargo, hoy en día es posible comprender que estas colecciones enormes suelen resultar repetitivas en cuanto a su contenido y no siempre brindan una solución eficiente y efectiva a sus usuarios.
Uno de los problemas connaturales a las bibliotecas o centros de información ha sido el almacenamiento, organización, conservación y resguardo de sus colecciones físicas; al estar en constante crecimiento, eventualmente, se presentan problemas de espacio, lo cual no es nada fácil de solventar.
Actualmente existen cientos de bibliotecas alrededor del mundo, con mayor o menor tradición, con colecciones de diversos tamaños, que se han visto forzadas a realizar descarte de materiales para mantenerse actualizadas y brindar espacio a los materiales nuevos; ya no es práctico seguir coleccionando libros para que se llenen de polvo y ácaros.
Redimensionamiento de colecciones
Desde hace algún tiempo se ha vuelto muy popular en la literatura empresarial el término “rightsizing” proveniente del inglés y que se refiere, básicamente, a una reestructuración adecuada de las dimensiones de nuestra organización, logrando un balance eficiente entre el tamaño y la calidad de la misma.
Llevemos ahora esta idea al quehacer bibliotecario. Para aplicar este proceso de forma correcta es muy importante tener en cuenta algunos factores que garantizarán el mejor resultado posible con el menor daño:
– El desarrollo de colecciones debe centrarse en el potencial de uso de los recursos en un corto y mediano plazo.
– Incluir recursos electrónicos en mayor porcentaje para las nuevas adquisiciones.
– Evaluar y seleccionar los materiales que, de acuerdo con su uso, resulten irrelevantes o prescindibles en nuestra colección.
– Determinar la pertinencia de contar con múltiples ejemplares de un título, y en caso de ser preciso combinarlo con el formato digital.
– En el caso de bibliotecas especializadas, priorizar aquellos materiales que cumplan con las áreas temáticas objeto de estudio.
– Evaluar el estado de conservación de los recursos, y en caso de ser necesario descartar aquellos que se encuentren contaminados.
Si las bibliotecas alrededor del mundo incorporan estos principios a sus políticas de desarrollo y gestión de colecciones, sería posible en un mediano plazo optimizar sus recursos y brindar un mejor servicio a sus usuarios.
Esta práctica no debe ser vista como un desmembramiento de la colección, todo lo contrario, al igual que ocurre con los árboles que deben ser podados con cierta frecuencia para que florezcan y crezcan con más fuerza, lo mismo ocurre con nuestras bibliotecas. La poda de la colección es una práctica que debe institucionalizarse, pero siempre teniendo como norte la calidad de los contenidos para que se conserven sin realizar simplemente un descarte al azar.
Principales causas para redimensionar
Por lo general esta práctica estará asociada a las bibliotecas que cuenten con algunos años de funcionamiento, en bibliotecas nuevas no deberían existir estos problemas.
Obsolescencia: es una de las principales razones para desincorporar materiales. En muchas áreas del conocimiento la información va perdiendo vigencia y pertinencia, principalmente en las áreas relacionadas con las tecnologías donde las actualizaciones y cambios se producen realmente a diario.
Espacio físico de la biblioteca: sin duda suele ser la principal razón para tomar la decisión de redimensionar la colección bibliográfica; cuando se reduce o se acaba la salida más rápida y fácil es desincorporar materiales, pero siempre partiendo de una evaluación previa para no afectar su calidad.
Frecuencia de uso: no suele ser una causa para iniciar el proceso, pero sí es tomada en cuenta cuando está en marcha. A la hora de decidir entre un libro muy consultado y otro sin consultas, resulta obvio que debemos conservar aquel que ha sido útil para nuestros usuarios, esto con la finalidad de aprovechar al máximo cada centímetro de estantería.
Estantes abarrotados: debe ser tomada en cuenta como una causa primordial para al menos reestructurar los espacios en la biblioteca. Ningún usuario podrá acceder fácilmente a la información en una estantería atiborrada de textos donde difícilmente podrá siquiera ubicar alguno.
Conclusiones
Las colecciones y en general las bibliotecas deben procurar estar a la par de los requerimientos y necesidades de información de sus usuarios, o en caso contrario estos recurrirán a fuentes de información más cercanas, aunque no le ofrezcan la misma calidad.
El redimensionamiento objetivo de las colecciones bibliotecarias es un tema que debe abordarse sin complejos, tabúes o apegos. Los bibliotecarios deben ser prácticos y responsables administradores del espacio y recursos disponibles para mantener sus recursos informáticos balanceados. Es hora de ver a las tecnologías de la información y la comunicación como herramientas aliadas y dejar atrás los miedos ante su potencial transformador.
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Licenciado en Bibliotecología de la Universidad Central de Venezuela. Actualmente trabaja como coordinador de servicios de biblioteca en el Instituto de Estudios Avanzados en Administración IESA.
Estimado Luis y colegas: Para profundizar en el tema los invito a darle un vistazo a la reseña de mi autoría del libro Rightsizing the academic library collection de Suzanne M. Ward. Este es el enlace: https://textos.pucp.edu.pe/texto/Resena-RIGHTSIZING-THE-ACADEMIC-LIBRARY-COLLECTION-de-SUZANNE-M-WARD