Límites y relaciones desde la gestión de información documental hasta la gestión del conocimiento

Reseña del artículo: “Aproximación teórica a la relación entre los términos gestión documental, gestión de información y gestión de conocimiento”. Veronica Gauchi Risso.
Revista Española de Documentación Científica
35,4, octubre-diciembre, 531-554, 2012
ISNN: 0210-0614. Doi:10.3989/redc.2012.4.869

Esta reseña está referida al artículo escrito por Veronica Gauchi Risso titulado: “Aproximación teórica a la relación entre los términos gestión documental, gestión de información y gestión del conocimiento”, el cual fue publicado en el año 2012 en la Revista Española de Documentación Científica. En este artículo se desarrolla la necesaria diferenciación entre estos conceptos que en los diferentes escenarios académicos y en la literatura relacionada se presentan confusos y abordados sin distinción de definiciones específicas.

Con relación al núcleo argumentativo del texto, se presenta una exposición teórica de los conceptos y se pone de manifiesto las interrelaciones que se sustentan entre estos. Para tal efecto, el documento realiza un recorrido investigativo al respecto de las características esenciales de los conceptos, indicando que aunque en los mismos confluyen elementos comunes tales como: documentos, tecnologías de información y comunicación y las personas, la interacción dinámica de estos elementos genera un ecosistema que fomenta las capacidades de una organización para constituir un capital de información y conocimiento que es fundamental para la propia sobrevivencia de la organización.

Gestión documental

En una secuencia natural se aborda el concepto de GD, según el cual se indica que desde sus inicios ha sido un especifico campo de trabajo de la archivística teniendo un punto de inflexión en el término de la segunda guerra mundial, hasta llegar a ser considerado como una gestión de documentos o “records management” en su vocablo en inglés.

El texto pone de manifiesto una definición de la GD invocando a la Asociación de Archiveros Catalanes y Michael Roberge (2006) quienes la definen como “el conjunto de operaciones y técnicas relativas a la concepción, al desarrollo, a la implantación y a la evaluación de los sistemas administrativos necesarios, desde la creación de los documentos hasta su destrucción o su transferencia a los archivos”.

Aunque acertadamente la autora cita la anterior definición también la complementa indicando que puede considerarse como un proceso vital para toda la organización debido a la magnitud a la que llega la producción de documentos, permitiendo analizar y controlar sistemáticamente las maneras en que la información documental se crea, recibe, mantiene y utiliza.

No obstante, aunque la autora no lo menciona directamente en el texto, su planteamiento orienta la senda de la definición de que el objeto de estudio de la GD son los documentos producidos en el ejercicio de unas funciones, las cuales representan las decisiones que la organización ha tomado mediante sus procesos de negocio.

Por lo anterior se podría postular que la GD soporta documentalmente la calidad y eficiencia de las acciones efectuadas por una organización como producto de las decisiones tomadas.

Gestión de información

En lo referido a las singularidades del concepto GI, el texto presenta una recopilación de definiciones sobre el objeto de esta gestión, es decir, de la información llevando al lector en un viaje historio en la evolución del concepto pasando desde los modelos matemáticos hasta su inserción en los modelos de comunicación social.

Una vez abordado el concepto de información, el texto profundiza en lo que la gestión de la información significa, mostrando la madurez del concepto a través del tiempo, presentando un acopio de definiciones entre las cuales se rescata en esta reseña la de Davenport y Prusak (2001) quienes delimitan la Gestión  de Información a un ciclo de actividades informativas relacionadas y sujetas a planificación, diseño y coordinación, que proporciona una perspectiva asentada en procesos y que complementa las perspectivas más tradicionales de la gestión de información como gestión de tecnología o de recursos de información.

El planteamiento de la autora permite establecer inferencias al respecto del concepto, donde se encuentra que su ámbito de aplicación tiene un enfoque más extendido que los documentos propiamente dichos, ya que en esta se incluyen los recursos para la implementación de la infraestructura informacional en la cual se producen, circulan y administran registros y datos mediante la transversalidad de los sistemas de información que dan forma a la infraestructura informacional.

Gestión del conocimiento

Cerrando el marco conceptual, el texto presenta las consideraciones sobre la singularidad del concepto GC enunciando que se trata de una disciplina que tiene poca historia y que junto a la sociedad del conocimiento lo que se gestiona es lo intangible y bajo este nuevo enfoque se presenta un cambio drástico con respecto a lo que se venía gestionando, es decir, documentos e información.

El texto navega en las definiciones y conceptuaciones referidas a la Sociedad del Conocimiento y la GC ya que se abstrae su estrecha complementación. Entre las conceptuaciones del texto se rescata el modelo planeado por Nonaka y Takeuchi (1999) quienes indican que una organización utiliza tres clases de conocimiento diferenciados así:

El conocimiento tácito relativo al que se encuentra contenido en la mente de las personas, el conocimiento basado en normas el cual es conocimiento explicito que se utiliza para igualar las acciones a las situaciones mediante las reglas que guían las actividades que se desarrollan y el conocimiento de fondo el cual se soporta en la cultura organizacional y se comunica por medio de textos orales y verbales dotando de sentido a las acciones de la organización.

Como se aprecia, el texto permite inferir que la GC centra su objeto en los procesos de generación y administración del conocimiento en sus formas esenciales, que según el modelo de Nonaka y Takeuchi es de dos tipos, una forma tangible y contenida en algún soporte el cual se ha denominado conocimiento explícito y otra forma intangible y embebida en las personas en su plano cognitivo el cual se ha denominado conocimiento tácito.

Relacionando los conceptos

Se especifica que en su conjunto la GD es una práctica que aporta recursos que la GI administra, incidiendo en la toma de decisiones estratégicas ya que dispone de información documental que sirve de evidencia y aporta confiabilidad sobre los procesos y funciones que se desarrollan en la organización.

Es interesante apreciar como mediante la identificación de las singularidades de los conceptos, el texto permite al lector digerir la asociación de estos mediante abstracciones manifiestas en su argumentación, tan es así que se identifica la vinculación entre la producción explicita de conocimiento, es decir el producido cuando un individuo lo plasma en un soporte documental con el ámbito de control de la GD ya que este conocimiento estructurado en un formato externo al individuo constituye un recurso de información documental.

Estos recursos de información documental a su vez tienen el potencial de responder a las necesidades de los individuos quienes tendrán la facilidad de acceder a ellos para que se integren con su inherente conocimiento tácito y posteriormente puedan generar nuevo conocimiento explicito generando un ciclo de producción de conocimiento que es controlado por la GC.

Se puede concluir según el texto que el puente conector entre los recursos de información y los individuos que los producen y utilizan se fundamenta en la infraestructura informacional la cual es un componente de la GI en la cual se identifica un segmento de esta que abarca la administración de objetos de información documental que registran el conocimiento explícito que han externalizado los individuos. Este segmento de la GI define la Gestión de Información Documental.

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Bibliografía

Gauchi Risso, V. (2012). Aproximación teórica a la relación entre los términos GD, gestión de información y GC. Revista española de Documentación Científica, 35(4), 531-554
Guia: Recursos CLEO Los pasos que, yendo hacia atrás, avanzan: componentes básicos para elaborar una reseña (2019). Recursos bibliográficos. 17.

Bibliografía citada por el texto original y utilizada para la composición de la reseña

Davenport, T: Prusack, L (2001). Conocimiento en acción: cómo las organizaciones manejan lo que saben. México: Prentice Hall.
Nonaka, I; Takeuchi, H (1999). La organización creadora del conocimiento: como las compañías japonesas crean la dinámica de la innovación. México DF: Oxford University Press.