La eliminación documental

Cuatro pasos importantes que el especialista en gestión documental debe tener en cuenta antes de iniciar un proceso de eliminación de documentos en el sector público. Consideraciones en el ámbito impreso y digital.

Dentro de la gestión documental, principalmente en las entidades públicas, uno de los procesos que más temor causa es la eliminación de documentos, debido a que estos, después de pasar por un proceso de selección, ya no estarán disponibles para la institución.

La Directiva N° 001-2018-AGN/DAI, Norma para la Eliminación de Documentos de los Archivos del Sector Público, es muy clara al respecto y señala que se debe cumplir con cuatro condiciones:

1. El cronograma de eliminación de documentos anual.

2. Contar con un Comité Evaluador de Documentos (CED).

3. Contar con el Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA).

4. Tener elaborado el inventario.

¿Cómo realizar la eliminación de documentos?

Paso 1

El proceso para realizar eliminación de documentos inicia con la presentación del Plan Anual de Archivos; en dicho plan, el archivo central debe incluir el cronograma de eliminación, el cual es presentado al Archivo General de la Nación (AGN) a principios de año. Este es el primer paso que la institución debe dar y, para su elaboración, se debe cumplir con lo dispuesto en la Directiva N° 001-2019-AGN/DDPA, Normas para la elaboración del plan anual de trabajo archivístico de las entidades públicas, cuyo objetivo es orientar y unificar criterios para el desarrollo de las actividades archivísticas en las entidades públicas.

Paso 2

La institución debe tener conformado un Comité Evaluador de Documentos, el mismo que debe estar integrado por representantes de la máxima autoridad de la entidad, del área legal, de la unidad orgánica productora de los documentos y del órgano de administración de archivos. Es importante que el comité este comprometido con su objetivo principal, puesto que en ellos recae la responsabilidad de proponer la eliminación de documentos que ya no cuenten con valor administrativo para la institución.

Paso 3 y 4

El tercer y cuarto paso consiste en elaborar el inventario y contrastarlo con el PCDA; así se podrá determinar qué series documentales ya perdieron su valor y utilidad administrativa. Es importante señalar que, en algunos casos, los documentos han pasado a formar parte de investigaciones de índole legal, por lo tanto, aunque la documentación haya cumplido su tiempo de conservación, es el área usuaria la que determinará si pierden valor en la institución como documentos probatorios.

Para llevar a cabo de manera óptima el plan de eliminación de documentos es importante contar con el PCDA de la institución como herramienta para valorar las series documentales; sin embargo, la norma indica que esto no es obligatorio, puesto que uno puede presentar la propuesta sin hacer referencia al PCDA.

El inventario que se presenta para solicitar la eliminación de documentos está definido en el anexo II de la normativa del Archivo General de la Nación, por lo que su elaboración no requiere mayor análisis.

Una vez cumplidos los cuatro pasos, ya se encuentra habilitado para solicitar al AGN la evaluación de la propuesta de eliminación, la misma que debe contener muestras de los documentos cuya eliminación es la que se solicita.

¿Es necesario eliminar la documentación?

Tradicionalmente, la documentación se encuentra en formato papel, y no toda tiene carácter permanente para la institución. Una de las razones por las que se necesita eliminar documentos es por el espacio físico que ocupan o el peso que su acumulación genera en ciertos ambientes. El problema es que al hacerlo perdemos información que posiblemente después adquiera carácter histórico o la propia institución necesite acceder a fuentes históricas las cuales decidimos eliminar.

La importancia de tener un PCDA radica en ese aspecto, ya que esta herramienta nos va a permitir contar con la valoración que la unidad orgánica le da a su documentación; son ellos los que conocen el carácter probatorio que tiene la documentación y el tiempo que esta requiera ser conservada, siempre contrastando esta información con la normativa interna y externa.

La tendencia está en lo digital

Se cree, erróneamente, que la transformación digital significa menos trabajo para los profesionales en la gestión documental; muchas organizaciones se entusiasman con la implementación de medidas que les permitirán gestionar su documentación digital, además la actualización de la normativa que facilita a las entidades generar documentos digitales también está a la orden del día, pero hay que tener mucho cuidado para no dejar de lado la gestión documental, pues no por tratarse de documentos virtuales es más fácil.

Todo documento, sea físico o digital, debe tener un periodo de conservación. Tal cual ocurre con los documentos físicos, los documentos digitales también deben pasar a un repositorio con acceso limitado y, por último, un disco donde se conservará la documentación con carácter permanente; es por este motivo que hablamos de preservación digital. La Unesco la define como «los procesos destinados a garantizar la accesibilidad permanente de los objetos digitales». Cuando trabajamos con documentos físicos pensamos en la manera de evitar el deterioro del papel, lo mismo ocurre con los documentos digitales: aunque no hablamos de papel, sí hablamos, por ejemplo, de versiones de softwares para acceder al documento (la versión del pdf, WordPerfect o Microsoft Word, entre otros).

No debemos descuidar el volumen documental digital que estamos generando. Nos hemos acostumbrado a pensar en la eliminación documental porque sentimos el costo que implica tenerlo en un ambiente ordenado, sin embargo, si desde un inicio no aplicamos la gestión documental en la documentación digital que las entidades están generado, el costo de servidores y de personas buscando en los servidores será mucho mayor.