Uno de los aspectos que el MGD presenta es la necesidad de que las instituciones gubernamentales cuenten con una política en gestión documental. A continuación, el panorama de su aplicación en el Perú.
El 30 de diciembre del 2016, el Poder Ejecutivo emitió el Decreto Legislativo 1310 con el que se aprueban medidas adicionales para la simplificación de procesos administrativos; en el artículo 8 de dicho decreto, el Estado aprueba la implementación de la PIDE[1] para la interoperabilidad de los sistemas de trámite documentario, pese a que este había sido propuesto para su implementación por otro decreto supremo que data del 2011, pero ahora el objetivo era que funcione la “interoperabilidad” entre todas las entidades del Estado, dando pie a la modernización de sus sistemas documentales; sin embargo, ese era solo un aspecto de todo lo que significa la gestión documental.
El 9 de agosto del 2017 una resolución[2] del Gobierno aprueba el Modelo de Gestión Documental enmarcado en el Decreto Legislativo 1310, señalando que su implementación iba de la mano con la fecha de implementación de la PIDE en las entidades gubernamentales, es decir, el 31 de diciembre del 2018.
¿Qué busca el Estado?
Busca implementar las mejores prácticas de algunas entidades del Estado como el RENIEC, entre otras, con el objetivo de brindar servicios públicos estandarizados a través de medios electrónicos, pero, ¿qué implica implementar el Modelo de Gestión Documental (MGD)?
Uno de los aspectos que el MGD presenta es la necesidad de que las instituciones cuenten con una política en gestión documental. El modelo plantea unos lineamientos para que las entidades puedan elaborarla; algo muy rescatable es que con esta política se busca el compromiso de la alta dirección para su implementación.
Cuando uno analiza el modelo propuesto, nota que la responsabilidad operativa recae en el jefe o responsable del archivo central, lo que lleva a pensar en la implicancia de este dentro del modelo.
Durante años el archivo central ha sido visto como el ambiente final donde terminan los documentos para su custodia o para la gestión de transferencia al Archivo General de la Nación (AGN); sin embargo, ahora deben cumplir un papel más notorio dentro de lo que es la gestión documental en las entidades, por lo mismo será responsable de formular la política, la metodología y los lineamientos para que el MGD pueda ser implementado. Esto lleva a pensar en el siguiente punto…
¿En qué situación se encuentra la normativa en temas archivísticos?
1. Archivo General de la Nación
En el 2018, el AGN inició un proceso para la actualización de su normativa, la cual, en algunos casos, tenía más de 20 años sin actualizarse; esto ha sido un giro positivo para los que administramos archivos: nos ha dado la oportunidad de mejorar nuestros procesos. La normativa para la valoración documental, así como la de eliminación de documentos, están orientados sin duda a mejorar la gestión de archivos; pero, ¿es suficiente con tener una normativa actualizada? Sin duda las acciones tomadas por el AGN para estandarizar la aplicación de procesos en gestión archivística en las entidades públicas es un gran paso, pero mientras el AGN habla de procesos archivísticos, el Estado busca estandarizar un Modelo de Gestión Documental, entonces habría que preguntarse qué falta para que ambos manejen el mismo lenguaje.
2. Instituto Nacional de la Calidad
En el 2019, el Inacal decidió formar el Comité Técnico para la formulación de la Norma Técnica Peruana en temas de gestión documental.
Este comité es el responsable de elaborar la Norma Técnica Peruana en diferentes aspectos de la gestión documental, para lo cual ha reunido a especialistas que laboran en entidades públicas y privadas. Esta NTP será una herramienta muy importante al momento de implementar el MGD en las diferentes entidades del Estado. La última norma aprobada por el comité ha sido la NTP ISO 30301-2020 Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos.
¿Qué sucede en el mundo en lo que respecta a la gestión documental?
Nos vamos a centrar en dos países que están desarrollando con mucho éxito sus MGD:
España, por ejemplo, tiene un portal para la gestión de documentos electrónicos, en el cual se han centralizado la metodología, documentos normativos, ámbito de aplicación y toda la información necesaria para su aplicación en las entidades.
En Colombia, es el Archivo General de la Nación quien lidera la gestión documental para las entidades; han elaborado contenidos de aprendizaje orientados a fortalecer el conocimiento en materia archivística y documental y reformado su normativa con el uso de la Norma Técnica Colombiana.
¿En qué dirección estamos entonces con respecto a la gestión documental?
Esta pandemia ha permitido ver que, pese a que el MGD debió funcionar en todas las instituciones desde finales del 2018, esto no ha sido cierto; sin embargo, ha permitido que se aceleren algunos aspectos como la implementación de la mesa de partes virtual y el uso de la firma digital. Es cuestión de tiempo para que la interoperabilidad funcione al 100% entre las entidades del Estado a través de la PIDE, pero no debemos quedarnos solo en ese aspecto, sino desarrollar políticas para el intercambio de información digital y utilizar la información que las entidades generan para retroalimentar otras bases de datos. El Estado debe mirar hacia una plataforma conjunta de información virtual; esperemos que en tres años la transformación digital sea una realidad en el Perú.
[1] Plataforma Nacional de Interoperabilidad del Estado – PIDE
[2] Resolución de la Secretaría del Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGD
Referencias
1. Plataforma Digital de Gestión Documental (22 de junio de 2020)
2. Archivo General de la Nación de Colombia (22 de junio de 2020)
3. Portal Administración Electrónica (23 de junio de 2020)
4. INACAL Instituto Nacional de la Calidad (24 de junio de 2020)
5. Archivo General de la Nación. (23 de junio de 2020)
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Licenciada en Bibliotecología y CC. I., con maestría concluida en Gestión de la información y del Conocimiento, ambos por la UNMSM. Cuenta con un diplomado en Gestión de Servicios por la Universidad de Piura y uno de Business Intelligence por la UPC. Actualmente es jefa del Archivo Central en el Banco de la Nación.
Un comentario muy acertado que debe tenerse en cuenta por el ejecutivo para su implementación que va de la mano con el desarrollo económico social que se ha planteado.
La GESTIÓN DOCUMENTAL, está muy ligada a las comunicaciones, por lo tanto se trata de un tema vital para la convivencia humana y consecuentemente al diario vivir de los que las componemos.
Lamentablemente, un factor muy importante que no permite avanzar es la falta de financiamiento; las propias entidades no ven como prioridad destinar recursos económicos para la implementación del MGD.
La digitalización, el uso de firmas digitales, entre otras, necesitan de inversiones para ampliar capacidad de almacenamiento, renovar equipos, capacitaciones, etc. y mientras no se le dé la importancia al MGD, esto caminará a paso muy lento.
Buenas tardes. Quisiera implementar un sistema de gestion documental.
Estimad@. Sugerimos asesorarse con un especialista. Saludos.