Varios de los siguientes consejos están dirigidos sobre todo para aquellos que cuentan con repositorios implementados con Dspace.
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Involucra o crea un equipo. Un repositorio no es algo para una sola persona. En realidad, requiere del compromiso de varios profesionales, entre ellos, bibliotecólogos, informáticos, diseñadores, comunicadores, sociólogos y hasta abogados. Si no es posible conformar un equipo dedicado, el gestor de un repositorio debe asegurarse de recibir el apoyo de los demás ante cualquier eventualidad o nuevo proyecto.
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Vigila la interoperabilidad. Si tu repositorio interopera con recolectores de metadatos, debes establecer mecanismos para que tu protocolo de interoperabilidad actualice los registros permanentemente o de forma periódica. Para consultar tu protocolo, solo debes escribir tu dominio y añadir después de una barra diagonal “oai/request”. Luego, en el botón “Records” podrás ver el número de registros. Deben ser los mismos que aparecen en tu repositorio. Si por primera vez escuchas sobre protocolos, te sugerimos revisar la presentación de Joel Torres en la que explica de forma super sencilla el funcionamiento del protocolo OAI-PMH.
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Crea flujos de trabajo. Puedes depositar tú mismo los documentos de tu institución si son pocas, pero si tu institución tiene muchos departamentos, necesariamente debes crear flujos de trabajo porque no podrás tú solo. Estos flujos, como los que tiene DSpace, permite que en una primera fase un grupo de personas cree los registros para que otras luego revisen, completen y aprueben la publicación. De este modo, puedes tener personas realizando una catalogación básica y luego el registro pasa a otros que se encargan de la parte analítica antes de ser publicado.
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Revisa siempre. Nunca está de más revisar y realizar una mínima corrección de estilo. Es muy fácil copiar y pegar los resúmenes en tus registros, pero cuidado: a veces esos resúmenes pueden tener algún error ortográfico, ser muy generales o comenzar repitiendo el título, sobre todo cuando se trata de tesis. Lo mejor es comenzar un resumen directamente con un verbo, por ejemplo, si el resumen dice: “La presente tesis titulada Estudio de factibilidad de…, explora las posibilidades…”, puedes empezar directamente por el verbo: “Explora las posibilidades…”.
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Usa formas normalizadas. Utiliza encabezamientos de materia, tesauros o vocabularios controlados, mucho mejor si en tu biblioteca aplican un adecuado control de autoridades para el nombre de personas, instituciones, lugares y asuntos. Recuerda que eso permitirá recuperar mejor la información en tu repositorio, pues no siempre lo más adecuado es repetir las palabras clave del autor, aunque es mucho mejor utilizar tanto los términos normalizados y las palabras clave del autor en metadatos diferentes. El esquema Dublin Core admite el uso diferenciado en las ampliaciones del metadato dc.subject.
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Usa identificadores persistentes. Imagina que un día la dirección de tu repositorio cambia. ¿Has pensado qué va a pasar con todas aquellas referencias que citan los documentos de tu repositorio? Se romperán. Para evitar eso, lo mejor es suscribirse a un servicio que brinde identificadores persistentes como Handle o DOI. Estos normalizarán los enlaces de tus registros para que quien referencia un documento de tu repositorio no escriba el dominio (que puede variar en cualquier momento), sino el identificador.
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Crea campos con información por defecto o combos. A todos se nos puede pasar un error de dedo. Por eso, cada vez que crees una nueva colección, procura completar todos aquellos campos que se repetirán en todos los registros, de ese modo ahorras tiempo. Asimismo, puedes crear combos o vistas de opciones desplegables. Para hacerlo, solamente debes configurar el archivo input.forms.xml de tu DSpace. Si no sabes cómo hacerlo, hay muchos videos en YouTube que te explican cómo hacerlo.
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Procura que la información llegue lista. Esto aplica sobre todo para el registro de tesis universitarias. Hay información sobre autores, asesores y jurado que a veces no está consignada en la misma tesis, por lo cual, cuando llega a la biblioteca, el catalogador debe echarse a buscar la información, con lo cual pierde mucho tiempo. ¿No sería más fácil si toda la información que necesitas ya estuviera incluida en el documento? Si no fuera así, lo mejor es coordinar con las áreas que envían las tesis y proponer más información en las carátulas y hojas preliminares.
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Exporta registros para un mejor control de calidad. Una forma de revisar la calidad de tus registros es realizando la exportación de los metadatos de tus colecciones. Eso te permitirá visualizar que todo vaya en orden, que cada metadato se ubique en una columna, que determinada información se encuentre normalizada. El orden permitirá que cuentes con todo listo para tus análisis de datos. No sabes en qué momento las cabezas de tu institución podrían pedirte información sobre la producción con detalles que ni te imaginas. Debes estar preparado. Si todavía tienes tu data muy desordenada, puedes usar herramientas como OpenRefine que facilitan la limpieza.
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Difunde. Si tu biblioteca cuenta con una página de Facebook u otra red social, difunde los contenidos de tu repositorio, solo debes considerar que sea algo valioso e interesante y usar tu creatividad para llamar la atención. ¿Qué difundir? Mejoras en el diseño, nuevas funcionalidades, tutoriales de búsqueda, estadísticas de la producción académica y tesis de interés general o de egresados célebres (escritores, artistas, personalidades premiadas, etcétera).
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Licenciado en Bibliotecología por la UNMSM. Máster en Periodismo y Comunicación de la Ciencia, Tecnología, Medio Ambiente y Salud por la Universidad Carlos III de Madrid. Contacto: cesar_023@hotmail.com
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